Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung — Bambuddy Orders

Zwischen dem in einer Bestellung von Bambuddy Orders genannten Kunden ("Verantwortlicher") und Martin Ziegler, Warschauer Str. 12, 10243 Berlin, E-Mail support@bambuddy.cool ("Auftragsverarbeiter"). Sie wird Bestandteil der Bedingungen von Bambuddy Orders (§ 14 Abs. 2), sobald der Verantwortliche einen Etsy-Shop anbindet, ohne dass es einer Unterschrift bedarf. English version

§ 1 Gegenstand und Hauptvertrag

(1) Diese Vereinbarung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter im Auftrag des Verantwortlichen bei der Erbringung der Leistungen aus dem folgenden Vertrag (nachfolgend "Hauptvertrag"): das Abonnement von Bambuddy Orders des Verantwortlichen.

(2) Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten und die Kategorien betroffener Personen ergeben sich aus Anlage 1.

(3) Die Laufzeit dieser Vereinbarung folgt der Laufzeit des Hauptvertrages. Sie endet nicht, solange der Auftragsverarbeiter noch personenbezogene Daten aus dem Hauptvertrag verarbeitet.

(4) Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung in Fragen des Datenschutzes dem Hauptvertrag vor.

(5) Bei Bambuddy Orders wird diese Vereinbarung Bestandteil der Bedingungen von Bambuddy Orders (dort § 14 Abs. 2), sobald der Verantwortliche einen Etsy-Shop anbindet, ohne dass es einer Unterschrift bedarf. Verantwortlicher ist der in der Bestellung genannte Kunde; Hauptvertrag ist dessen Abonnement von Bambuddy Orders.

§ 2 Grundsatz: so wenig Daten wie möglich

(1) Die vom Auftragsverarbeiter bereitgestellte Software läuft beim Verantwortlichen. Der Auftragsverarbeiter betreibt sie nicht und hat im Regelfall keinen Zugriff auf die dort gespeicherten Daten.

(2) Personenbezogene Daten erreichen den Auftragsverarbeiter nur, soweit der Verantwortliche sie ihm übermittelt — insbesondere als Support-Paket, Protokoll, Bildschirmfoto oder in einer Supportanfrage —, soweit ein Fernzugang gesondert vereinbart ist (§ 9) oder soweit der Verantwortliche einen Etsy-Shop an Bambuddy Orders anbindet (Anlage 1 Abschnitt D).

(3) Der Verantwortliche übermittelt nur, was zur Bearbeitung erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter weist darauf hin, wenn er mehr erhält, als er benötigt, und löscht Überzähliges.

§ 3 Weisungen

(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist durch das Recht der Union oder eines Mitgliedstaates zur Verarbeitung verpflichtet; in diesem Fall teilt er dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht verbietet.

(2) Der Hauptvertrag und diese Vereinbarung sind die Weisung. Einzelweisungen erteilt der Verantwortliche in Textform über die im Hauptvertrag benannten Ansprechpartner.

(3) Ist der Auftragsverarbeiter der Auffassung, dass eine Weisung gegen Datenschutzvorschriften verstößt, weist er den Verantwortlichen unverzüglich darauf hin. Er darf die Ausführung bis zur Bestätigung oder Änderung der Weisung aussetzen.

§ 4 Vertraulichkeit

(1) Der Auftragsverarbeiter erbringt die Leistungen persönlich. Setzt er künftig Mitarbeiter ein, verpflichtet er sie vor Beginn ihrer Tätigkeit auf die Vertraulichkeit, soweit sie nicht einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

(2) Die Pflicht besteht über das Ende dieser Vereinbarung hinaus fort.

§ 5 Sicherheit der Verarbeitung

(1) Der Auftragsverarbeiter trifft die in Anlage 2 beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.

(2) Er darf die Maßnahmen weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht unterschritten wird. Wesentliche Änderungen teilt er dem Verantwortlichen in Textform mit.

§ 6 Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Verantwortliche genehmigt die in Anlage 3 genannten Unterauftragsverarbeiter.

(2) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen mindestens vier Wochen vor der Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters in Textform. Der Verantwortliche kann innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Kommt keine Einigung zustande, kann jede Partei den betroffenen Teil des Hauptvertrages zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.

(3) Der Auftragsverarbeiter erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich dieselben Datenschutzpflichten auf, die diese Vereinbarung ihm auferlegt.

(4) Keine Unterauftragsverarbeitung im Sinne dieser Vorschrift sind Nebenleistungen, die der Auftragsverarbeiter bei Dritten in Anspruch nimmt und bei denen kein Zugriff auf die Daten des Verantwortlichen vorgesehen ist, insbesondere Telekommunikations- und Zahlungsdienste.

§ 7 Unterstützung des Verantwortlichen

(1) Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen mit geeigneten Maßnahmen bei der Erfüllung der Rechte betroffener Personen (Art. 12 bis 22 DSGVO). Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an ihn, leitet er die Anfrage unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und beantwortet sie nicht selbst.

(2) Er unterstützt den Verantwortlichen bei den Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO, soweit seine Verarbeitung betroffen ist.

(3) Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten meldet er dem Verantwortlichen unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, in Textform an die im Hauptvertrag benannten Ansprechpartner. Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO; fehlende Angaben reicht er nach, sobald sie vorliegen.

(4) Unterstützungsleistungen, die über das Übliche hinausgehen und nicht auf einem Verstoß des Auftragsverarbeiters beruhen, kann er nach Aufwand zum im Hauptvertrag vereinbarten Satz berechnen.

§ 8 Löschung und Rückgabe

(1) Support-Pakete, Protokolle und sonstige vom Verantwortlichen übermittelte Unterlagen löscht der Auftragsverarbeiter 90 Tage nach Abschluss des jeweiligen Supportfalls, sofern der Verantwortliche nicht eine frühere Löschung verlangt.

(2) Nach Ende des Hauptvertrages löscht er alle noch vorhandenen personenbezogenen Daten des Verantwortlichen innerhalb von 30 Tagen, sofern nicht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Auf Verlangen bestätigt er die Löschung in Textform.

(3) Datensicherungen werden nach sieben Tagen überschrieben; gelöschte Daten sind damit spätestens sieben Tage nach der Löschung auch aus den Sicherungen entfernt. Bis dahin werden Sicherungen nicht wiederhergestellt, außer zur Wiederherstellung des Betriebs nach einem Ausfall.

(4) Eine Rückgabe ist regelmäßig nicht erforderlich, da die Originaldaten beim Verantwortlichen verbleiben (§ 2 Abs. 1).

(5) Nicht erfasst sind Vertrags-, Rechnungs- und Korrespondenzdaten, die der Auftragsverarbeiter als eigener Verantwortlicher zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten speichert.

§ 9 Fernzugang

(1) Ein Fernzugang auf Systeme des Verantwortlichen findet nur statt, wenn er im Hauptvertrag oder in Textform gesondert vereinbart ist.

(2) Ist er vereinbart, gilt zusätzlich:

1. der Zugang wird für den einzelnen Supportfall freigeschaltet und danach wieder geschlossen, sofern nicht ausdrücklich ein dauerhafter Zugang vereinbart ist,
2. der Auftragsverarbeiter greift nur auf die für den Supportfall erforderlichen Systeme zu,
3. er kopiert keine Daten aus dem System des Verantwortlichen, soweit das zur Fehleranalyse nicht erforderlich ist; Kopien unterliegen § 8,
4. Zugriffe werden mit Zeitpunkt und Zweck protokolliert; das Protokoll wird dem Verantwortlichen auf Verlangen übergeben.

(3) Daten, die Exportkontroll- oder besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen, sind vor einer Freischaltung zu benennen. Der Verantwortliche bleibt dafür verantwortlich, dass ein Fernzugang solche Daten nicht zugänglich macht, wenn ihre Offenlegung gegenüber dem Auftragsverarbeiter unzulässig ist.

§ 10 Ort der Verarbeitung

(1) Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt.

(2) Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO und nur bei den in Anlage 3 als solche gekennzeichneten Unterauftragsverarbeitern.

§ 11 Nachweise und Kontrollen

(1) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Verlangen die zum Nachweis der Einhaltung dieser Vereinbarung erforderlichen Informationen zur Verfügung, in erster Linie durch schriftliche Auskunft und die Anlagen zu dieser Vereinbarung.

(2) Der Verantwortliche kann Kontrollen durchführen oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durchführen lassen. Sie sind mit einer Frist von mindestens vier Wochen anzukündigen, finden während der Servicezeiten statt und dürfen den Betrieb nicht unverhältnismäßig stören. Eine Kontrolle vor Ort ist auf einen Anlass oder höchstens einmal im Kalenderjahr beschränkt. Die Rechenzentren von Unterauftragsverarbeitern werden anhand deren Nachweise geprüft, nicht vor Ort.

(3) Den eigenen Aufwand einer Kontrolle trägt jede Partei selbst, es sei denn, die Kontrolle deckt einen nicht unerheblichen Verstoß des Auftragsverarbeiters auf.

§ 12 Haftung

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Haftungsregelungen des Hauptvertrages.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform.

(2) Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist der des Hauptvertrages.

(3) Sprachfassungen. Diese Vereinbarung liegt in deutscher und englischer Fassung vor. Maßgeblich ist die Fassung, in der der Hauptvertrag geschlossen wurde.

Anlage 1 — Gegenstand der Verarbeitung

Für Bambuddy Orders gelten die Abschnitte A bis D.

A. Support (Servicevertrag, Business-Abonnement, Bambuddy Orders)

Art und Zweck. Entgegennahme, Speicherung und Auswertung der vom Verantwortlichen übermittelten Unterlagen zur Eingrenzung und Beantwortung von Supportanfragen; Korrespondenz zum Supportfall.

Art der Daten.

• Kontaktdaten der Ansprechpartner (Name, E-Mail-Adresse, Funktion)
• Inhalt der Anfragen und der Korrespondenz
• Support-Pakete der Software. Ein Bambuddy-Support-Paket enthält Systeminformationen, den Zustand der angebundenen Drucker und Protokolle. IP-Adressen und bekannte Zugangsdaten werden beim Erzeugen entfernt. Darin können verbleiben: Benutzernamen, Druckernamen, Datei- und Projektnamen, Zeitpunkte von Druckaufträgen
• Protokolle und Bildschirmfotos, die der Verantwortliche zusätzlich übermittelt

Betroffene Personen. Beschäftigte und Beauftragte des Verantwortlichen; Nutzer der Installation des Verantwortlichen.

B. Fernzugang (nur wenn gesondert vereinbart, § 9)

Art und Zweck. Einsicht in die Installation des Verantwortlichen zur Fehleranalyse und Fehlerbehebung im Einzelfall.

Art der Daten. Alle Daten, die in der Installation zum Zeitpunkt des Zugriffs gespeichert sind, insbesondere Benutzerkonten, Druckaufträge, Dateien, Druckhistorie und — bei Bambuddy Orders — Bestelldaten.

Betroffene Personen. Nutzer der Installation; bei Bambuddy Orders zusätzlich Käufer des Verantwortlichen.

C. Bambuddy Orders: Bestelldaten

Bambuddy Orders läuft beim Verantwortlichen. Es speichert zu einer Bestellung weder Namen noch E-Mail-Adresse noch Anschrift des Käufers, wohl aber das Lieferland, den Betrag und die vom Käufer eingegebenen Personalisierungsfelder der Bestellposition. Diese Felder können personenbezogene Angaben enthalten, etwa einen Namen für eine Gravur. Sie erreichen den Auftragsverarbeiter nur über Abschnitt A, B oder D.

Die Lizenzprüfung von Bambuddy Orders überträgt eine zufällige Installationskennung, ein Installationstoken, die Programmversion und die Domain des ersten angebundenen Shops. Diese Daten verarbeitet der Auftragsverarbeiter als eigener Verantwortlicher zur Durchführung des Lizenzvertrages; sie sind nicht Gegenstand dieser Vereinbarung.

D. Bambuddy Orders: Etsy-Gateway

Art und Zweck. Eine Installation von Bambuddy Orders erreicht Etsy mit der Etsy-App des Auftragsverarbeiters, deren Schlüssel Etsy bei jeder Anfrage verlangt, und deshalb über das Etsy-Gateway des Auftragsverarbeiters. Das Etsy-Gateway leitet jede Anfrage der Installation mit dem App-Schlüssel des Auftragsverarbeiters an Etsy weiter und die Antwort von Etsy an die Installation zurück. Es lässt nur die Anfragen zu, die Bambuddy Orders benötigt: Shop, Angebote und Bestellungen lesen sowie einen Versand melden.

Art der Daten.

• Durchgeleitet, nicht gespeichert: Etsy-Bestellungen, wie Etsy sie liefert, mit Name und Anschrift des Käufers sowie Inhalt und Personalisierung der Bestellung; Versanddienstleister und Sendungsnummer eines Versands; die Etsy-Zugangstoken des Verantwortlichen bei ihrer Ausgabe und Erneuerung
• Gespeichert: je Lizenz die Nummer jedes über das Etsy-Gateway erreichten Etsy-Shops und wann er zuerst und zuletzt genutzt wurde

Betroffene. Die Käufer des Verantwortlichen auf Etsy; der Verantwortliche als Etsy-Verkäufer.

Anlage 2 — Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Organisation. Der Auftragsverarbeiter ist Einzelunternehmer und erbringt die Leistungen persönlich. Es gibt keine weiteren Personen mit Zugriff auf die Daten.

Zutrittskontrolle. Die Server stehen im Rechenzentrum des Unterauftragsverarbeiters nach Anlage 3. Zutritt regelt dieser; Nachweise werden auf Anfrage vorgelegt. Arbeitsplatzrechner befinden sich in den Geschäftsräumen des Auftragsverarbeiters.

Zugangskontrolle.

• Zugang zu Servern ausschließlich per SSH mit Schlüssel, nicht per Passwort
• Supportsystem: persönliche Konten, keine Selbstregistrierung, Kunden sehen nur ihre eigenen Fälle
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für das Administratorkonto des Supportsystems

Zugriffskontrolle. Support-Pakete und Anfragen liegen ausschließlich im Supportsystem und in der Supportmailbox, nicht in öffentlichen Systemen. Ein öffentlicher Fehlerbericht im Projekt-Repository enthält keine Daten des Verantwortlichen, keine Protokolle und keine Dateien; er wird vom Auftragsverarbeiter in eigenen Worten verfasst.

Weitergabekontrolle. Übertragungen zum und vom Supportsystem und zum Lizenzdienst sowie, bei Bambuddy Orders, über das Etsy-Gateway ausschließlich verschlüsselt (TLS). E-Mail wird zwischen den Mailservern per TLS übertragen, sofern die Gegenstelle es unterstützt.

Eingabekontrolle. Das Supportsystem protokolliert Änderungen an Fällen mit Zeitpunkt und Benutzer. Fernzugriffe werden nach § 9 Abs. 2 lit. d protokolliert.

Trennungskontrolle. Das Supportsystem hat eine eigene Datenbank, getrennt von den übrigen Diensten. Daten verschiedener Kunden sind nach Organisation getrennt.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit.

• Tägliche vollständige Sicherung des gesamten Servers, einschließlich Supportsystem, Supportmailbox und Lizenzdienst, auf ein externes Speichermedium; Sicherungen werden sieben Tage aufbewahrt
• Eingehende Supportpost liegt zunächst in einer vom Supportsystem getrennten Mailbox

Datenminimierung.

• Bambuddy entfernt beim Erzeugen eines Support-Pakets IP-Adressen und bekannte Zugangsdaten; ein Support-Paket kann nur bei eingeschaltetem Diagnoseprotokoll erzeugt werden
• Bambuddy Orders speichert keine Namen, E-Mail-Adressen oder Anschriften von Käufern
• Das Etsy-Gateway von Bambuddy Orders leitet Bestellungen durch, ohne sie zu speichern, und lässt nur die Anfragen zu, die Bambuddy Orders benötigt
• Löschfristen nach § 8

Überprüfung. Der Auftragsverarbeiter überprüft diese Maßnahmen mindestens einmal im Kalenderjahr und bei wesentlichen Änderungen der Systeme.

Anlage 3 — Unterauftragsverarbeiter

Ist ein Fernzugang vereinbart (§ 9) und nutzt das gewählte Verfahren einen Vermittlungsdienst, wird dieser in der Vereinbarung über den Fernzugang benannt.

Stand: 11. November 2026